4 S&OP vykdymo spąstai – kaip jų išvengti?

By | Naujienos | No Comments
Mokymai | Fortis-solutions.com

Kaip ir kitus naujus procesus diegiant, taip ir S&OP atveju, dauguma kompanijų susiduria su tipinėmis situacijomis, kurių galima būtų išvengti, jei iš anksto apie jas sužinotumėte ir imtumėtės prevencinių priemonių.

Pristatome 4 grupes “spąstų”, dažnai pasitaikančių S&OP diegimo metu.

Spąstai Nr. 1: Bendras vykdymo skubinimas, užuot laikantis nuoseklių stadijų. 7 patarimai:

  1. Greito ir paprasto S&OP technologijų vykdymo proceso suviliotos kompanijos griebiasi visko iš karto ir skubiai, todėl po kurio laiko nebepakelia papildomų darbų krūvio.
  2. Idant numatytu laiku susitvarkyti su informacijos ir ją lydinčių užduočių pertekliumi, darykite viską nuosekliai – žingsnis po žingsnio (kaip yra sutarta daryti).
  3. Užuot bandę susitvarkyti su visomis produktų grupėmis iškart, pradėkite nuo kelių.
  4. Nepamirškite prioritetų – vietoje visos tiekimo grandinės, susikoncentruokite į konkrečias vietas, kurias tvarkysite pirmiausia.
  5. Pradėkite nuo paprastesnių tikslų ir siekiant jų – vis labiau detalizuokite ir didinkite sudėtingumo lygį.
  6. Neįklimpkite į detalizuotas savaitines prognozes, pradėkite nuo mėnesio pjūvio ir jei būtina detalizuokite savaitėmis.
  7. Detalizuokite prognozes tik tiek, kiek tai būtina bus kitoms grandims savo darbų organizavimui.

 

Spąstai nr. 2Procese dalyvauja ne visos suinteresuotos funkcinės grandys. 2 vertingi patarimai

  1. Daugumoje S&OP projektų pardavimai ir gamyba prisideda nuo pat projekto pradžios. Tuo tarpu bendras visų interesas pamirštamas ir kiti funkciniai padaliniai į planavimo procesą ne visuomet įsitraukia arba dalyvauja jame tik formaliai (informuojami apie tai, kas suplanuota).
  2. Nedalyvaujančių procese grandys pradeda priešintis pokyčiams, nuo ko stringa kaip pats planavimo procesas bei jo kokybė, įmonė praranda lankstumą, o nedalyvaujančioms grandims ilgainiui pradeda trūkti motyvacijos vykdyme, vėliau atsiranda nesusikalbėjimas bei chaosas dėl nesuderintų sprendimų.

Spąstai nr. 3: Procese nėra koordinatoriaus. 2 patarimai:

(arba S&OP vadybininkas pats atlieka analitines funkcijas / derina planus bei prognozes)

  1. Pardavimai, gamyba ir finansų skyrius – visi turi tarpusavyje konkuruojančius interesus. Todėl būtinas yra neutralaus koordinatoriaus paskyrimas, kad būtų užtikrintas sklandus S&OP darbas visoje įmonėje ar organizacijoje.
  2. Koordinatorius turi būti daugiau proceso „fascilitatorius“, nei pats būtų linkęs dirbti analitinius darbus (kad ir labai geras) specialistas

Spąstai nr. 4: Naudojimasis vien tik „Excel“ programa

Skaičiuoti, naudojantis vien „Excel“ programa skamba gundančiai, ypač pradinėse S&OP vykdymo stadijose. Tačiau didėjant verslo sudėtingumui, to ilgainiui nebepakanka.
Pirmiausiai nukenčia finansinis aspektas. Kompanijos nebesugeba susitvarkyti su dideliais finansinių duomenų kiekiais ir tenka ignoruoti gamybos kainas, skirtingus pelningumo lygius skirtinguose produktuose ar jų grupėse, rinkos strategijų skirtumus. Dėl šių priežasčių efektyvus planavimas tampa sudėtingai įgyvendinamu dalyku.
Excel programa neleidžia vartotojui lengvai kurti ir gilintis į skirtingus scenarijus, o tai yra vienas svarbiausių skirtumų tarp sėkmingo ir nesėkmingo S&OP vykdymo. Įsitikinkite, jog turite darbui tinkamas priemones ir negailėkite pinigų specializuotiems sprendimams.

 

S&OP gali suteikti neįtikėtinų rezultatų, tačiau, jei nevykdote šio proceso tinkamai – bus sunku pasiekti sėkmę. Venkite šių klaidų, nepakliūkite į “spąstus”.

Autorius: Vygintas Šivickas pagal 4 pitfalls of S&OPimplementations ir 5 tips for better S&OP scenario planning

Lyderių strategija – pardavimų ir planavimo operacijų (S&OP) procesas

By | Naujienos | No Comments

Daugelis tradiciškai mąstančių vadybininkų bando nuspėti paklausą, remdamiesi savo asmenine patirtimi ir ekstrapoliuodami praeities statistinius pardavimų duomenis į ateities laikotarpius, praktiškai neskirdami dėmesio komunikavimui su kolegomis iš kitų skyrių ir padalinių. Nustokite “burti iš kavos tirščių” – naudokite S&OP strategiją!

S&OP (ang. Sales and Operations Planning) – tai bendras pardavimų ir gamybos planavimo procesas, skirtas efektyviai valdyti tiekimo grandinių srautus chaotiškos (sunkiai nuspėjamos) paklausos sąlygose. Įsidiegę šį procesą, žymiai daugiau ir lengviau kursite vertės klientams, pateisinsite jų lūkesčius, susidorosite su vis sunkiau nuspėjama paklausa, jos kitimo tendencijomis, svyravimais, priimsite efektyvesnius bei veiksmingesnius sprendimus.

Šio proceso esmė – statistinių ir ekspertinių prognozavimo/planavimo metodikų apjungimas, sunkiai strūktūruojamos (nekaupiamos duomenų bazėse) informacijos pavertimas prieinama sprendimų priėmėjams, konsensusu paremtų planavimo sprendimų palengvinimas ir pagreitinimas.

S&OP procese dalyvauja visų pagrindinių įmonės padalinių (ar net jos partnerių iš grandžių, kurios yra susijusios srautais) darbuotojai, turintys kritinės informacijos kaip apie prekių bei žaliavų srautus, taip ir apie išteklius, būtinus paklausai patenkinti. S&OP procesas taip pat palengvina strateginių, taktinių ir operatyvių planų tarpusavio susiejimą, koordinavimą bei korekcijas.

S&OP valdo ir koordinuoja šio proceso vadybininkas (didesnėse organizacijose- padedamas komandos). Jo rolė yra ne savarankiškai atlikti planavimo (prognozavimo) operacijas bei priimti sprendimus atsiradus konfliktams, o efektyviai moderuoti bendro planavimo procesą ir nuolatos jį tobulinti (inicijuoti jo tobulinimą).

S&OP perplanuojamas dažniausiai ne rečiau kaip 1 k./mėn.

S&OP proceso pavyzdys

(Apžvalga)

Žingsnis Nr. 1: Paklausa.

Paruošiama, svarstoma, derinama ir tvirtinama paklausos prognozė.

Žingsnis Nr. 2: Tiekimo planavimas.

Posėdžių metu finansų, tiekimo ir gamybos grandžių vadybininkai vertina galimybes patiekti tai, ką suprognozavo parduoti pardavimų grandis bei ieško būdų pašalinti apribojimus, kurie gali sutrukdyti patiekti laiku tai, kas gali būti reikalinga pardavimų grandžiai.

Žingsnis Nr. 3: Partnerystės (įsipareigojimų) susitikimas.

Šio posėdžio metu produktų, pardavimų, rinkodaros, finansų, tiekimo, gamybos ir pardavimų grandžių vadybininkai turi rasti konsensusą dėl finansinio plano (prisiimti įsipareigojimus). Lygiagrečiai: patvirtinama paklausos prognozė, suformuojamos atitinkamas veiklos efektyvumo vertinimo rodiklių rinkinys, įvertinamas atitrūkimas/nesutapimai su metiniais planais (biudžetais), užfiksuojamas priemonių planas/užduotys (kas būtina subalansavimui tiekimo su paklausa), dokumentuojamas rizikų valdymo planas, apžvelgiamos/įvertinamos galimybės (poreikis) tobulinti S&OP procesą.

Žingsnis Nr. 4: Vykdomasis posėdis.

CEO arba kompanijos prezidento organizuojamas valandos trukmės posėdis, kurio metu, pristačius apibendrinimus iš Partnerystės susitikimo, akcentuojami atitrūkimai nuo įmonės metinių įsipareigojimų, esminės veiklos rizikos (susijusios su nauju planu), galimi sezoniškumo svyravimai ir rinkos tendencijos (rizikos). Diskutuojama ir galutinai tvirtinami įsipareigojimai.

DETALIAI:

Žingsnis Nr. 1: Paklausa.

Etapas 1. Trukmė- nuo 1 iki 2 dienų

1 DIENA. S&OP vadybininkas ir jo komanda surenka ir apdoroja naujausius duomenis, juos apdoroja ir parengia paklausos prognozę (pradinį scenarijų).

2 DIENA: analitikai patikrina, ar prognozėse nėra kokių nors netipinių nukrypimų nuo tradicinės situacijos. Jei randamos anomalijos, jos arba išryškinamos (paruošiama informacija diskusijoms su pardavimų grandimi), arba, įsigilinę į priežastis, S&OP analitikai (savo komandoje) apsvarsto prognozes ir priima sprendimus.

Etapas 2. Trukmė- nuo 3 iki 4 dienų

3-6 DIENA: Paklausos prognozės vertinamos ir tikslinamos pardavimų grandyje, vadovaujantis žiniomis apie rinkas bei vartotojus. Gali būti diskutuojama ir su „tarpiniais vartotojais“ (platintojais, arčiausiai prie vartotojo esančiais pardavėjais bei vadybininkais), arba/ir svarstoma per keletą lygių pardavimų grandyje/divizijose. Prognozės tikslinamos, įvertinant ankstesnius užsakymus, skirtingų pardavimo kanalų specifiką (tendencijas, akcijų istoriją bei jų planus, įvairius faktorius, lemiančius vartojimo pokyčius, tipinius sezoninius svyravimus, madas ir pan.).

PAŽANGI PATIRTIS ir EKSPERTO PATARIMAI:

  • Šiame etape labai praverčia specializuoti prognozavimo ir planavimo (IT) sprendimai, leidžiantys dokumentuoti suplanuotus bei faktiškai įgyvendintus vadybinius sprendimus ir analizuoti šių sprendimų (rinkos faktų) bei paklausos koreliacijas.
  • Svarbu susifokusuoti į trumpalaikių prognozių (kurios yra būtinos išteklių planavimui) tikslumą ir čia visai nėra svarbu, kokiam laikotarpiui yra paruošiama visa prognozė.
  • Prognozes rekomenduojama daryti tokiais matavimo vienetais, kokie yra lengviausiai suprantami pardavimo grandžiai (kokie mato vienetai gali prognozes padaryti kuo tikslesnes).

Etapas 3. Trukmė- nuo 3 iki 4 dienų

7-10 DIENOS: Paklausos susitikimai, kurių metu galutinai suderinama ir patvirtinama paklausos prognozė (pardavimų planas).  Susitikimuose dalyvauja S&OP proceso vadybininkas (valdymo komanda), regioniniai ir aukščiausio lygio pardavimų, rinkodaros bei gamybos vadybininkai. Kiekvieno iš susitikimų trukmė- iki 2 val., susitikimą moderuoja S&OP vadybininkai. Prioritetiškai, daugiau svorio sprendimuose turi pardavimų vadybininkai (nes, jie geriau jaučia rinkos situaciją bei patys daro tiesioginę įtaką rezultatams savo darbiniais veiksmais, akcijomis ir kt.)

PAŽANGI PATIRTIS ir EKSPERTO PATARIMAI:

  • Daugiausia dėmesio turi būti skiriama išimčių svarstymui (konsensuso ieškojimui) tose prognozių vietose, kur yra daugiau skirtingų nuomonių bei kur slypi daugiau potencialių problemų bei galimybių.
  • Jei šių susitikimų metu konsensuso nerandama, diskusijos perkialamos į Žingsnį Nr. 3

Žingsnis Nr. 2: Tiekimo planavimas.

Tradiciškai užtrunka savaitę (5 darbo dienas). S&OP vadybininkas organizuoja ir praveda eilę valandos trukmės susitikimų, kurių metu finansų, tiekimo ir gamybos grandžių atstovai siekia patikrinti ir optimizuoti planą, ieškodami apribojimų ištekliuose – grubiai įvertina galimybes pagaminti tai, kas numatyta parduoti.

Šio žingsnio metu ieškoma „butelio kakliukų“ gamybiniuose ištekliuose, personale ir pirkimuose, bei priimami sprendimai dėl to, kaip sumažinti tokias rizikas.

EKSPERTO PATARIMAI:

S&OP vadybininkas turėtų nuolatos stebėti tiekimo planavimo komandos darbo kryptį (diskusijas) ir ją fokusuoti į išteklių apribojimų šalinimą, o ne leisti vystytis diskusijoms apie pardavimo planų (prognozių) pagrįstumą ir kokybę. Dėl šios priežasties, šiame žingsnyje rekomenduojama imtis moderavimo S&OP komandos lyderiui asmeniškai.

Žingsnis Nr. 3: Partnerystės (įsipareigojimų) susitikimas.

Tradiciškai užtrunka 1-2 darbo dienas. S&OP vadybininkas organizuoja ir praveda 1-2 susitikimus, kurių kiekvienas trunka iki 2 valandų.

Šio posėdžio metu produktų, pardavimų, rinkodaros, finansų, tiekimo, gamybos ir pardavimų grandžių vadybininkai turi rasti konsensusą dėl atnaujinamo finansinio plano (prisiimti bendrus įsipareigojimus).

Lygiagrečiai:

  • patvirtinama paklausos prognozė
  • suformuojamas atitinkamas veiklos efektyvumo vertinimo (efektyvumo) rodiklių rinkinys
  • įvertinamas atitrūkimas/nukrypimai nuo metinių planų (biudžetų)
  • užfiksuojamas priemonių planas/užduotys (ką būtina atlikti, kad sinchronizuoti tiekimą su paklausa)
  • dokumentuojamas rizikų valdymo planas
  • apžvelgiamos/įvertinamos galimybės (poreikis) tobulinti S&OP procesą (tai kritinis momentas, be kurio ilgainiui pradeda „strigti“ visos įmonės veikla).

Žingsnis Nr. 4: Vykdomasis posėdis.

Tradiciškai užtrunka 1-1.5 val. (vykdomas ne vėliau kaip 18-tą dieną nuo naujo S&OP ciklo pradžios).

 

Tai CEO arba kompanijos prezidento organizuojamas valandos trukmės posėdis. Fascilituoja S&OP vadybininkas arba pats organizatorius asmeniškai.

Šiame posėdyje dažniausiai dalyvauja visi Partnerystės susitikime dalyvaujantys asmenys ir dažnai papildomai kviečiamas HR vadovas. Sprendimą dėl dalyvių priima susitikimo organizatorius (gali būti ir mažesnis dalyvių skaičius, nei paprastai dalyvauja Partnerystės susitikime).

Posėdžio metu pristatomi (apžvelgiami) apibendrinimai iš Partnerystės susitikimo, akcentuojami atitrūkimai nuo įmonės metinių įsipareigojimų, esminės veiklos rizikos (susijusios su nauju planu), įvardinami galimi sezoniniai ir rinkos svyravimai / tendencijos (rizikos). Diskutuojama ir galutinai tvirtinami įsipareigojimai.

Daugelis tradiciškai mąstančių vadybininkų bando nuspėti paklausą, remdamiesi savo asmenine patirtimi ir ekstrapoliuodami praeities statistinius pardavimų duomenis į ateities laikotarpius, praktiškai neskirdami dėmesio komunikavimui su kolegomis iš kitų skyrių ir padalinių. Nustokite “burti iš kavos tirščių” – naudokite S&OP strategiją!

S&OP (ang. Sales and Operations Planning) – pardavimų ir planavimo operacijų procesas yra efektyvus būdas valdyti verslą. Įsidiegę šį procesą, žymiai daugiau ir lengviau kursite vertės klientams, pateisinsite jų lūkesčius, susidorosite su vis sunkiau nuspėjama paklausa, jos kitimo tendencijomis, svyravimais, priimsite efektyvesnius bei veiksmingesnius sprendimus. Šio proceso esmė – statistinių ir ekspertinių prognozavimo/planavimo metodikų apjungimas, sunkiai strūktūruojamos (nekaupiamos duomenų bazėse) informacijos pavertimas prieinama sprendimų priėmėjams, konsensusu paremtų planavimo sprendimų palengvinimas ir pagreitinimas. S&OP procese dalyvauja visų pagrindinių įmonės padalinių (ar net jos partnerių iš grandžių, kurios yra susijusios srautais) darbuotojai, turintys kritinės informacijos kaip apie prekių bei žaliavų srautus, taip ir apie išteklius, būtinus paklausai patenkinti. S&OP procesas taip pat palengvina strateginių, taktinių ir operatyvių planų tarpusavio susiejimą, koordinavimą bei korekcijas.

PASTABA: šis pavyzdys – tai konkrečiai įmonei (pagal jos specifinę išorės bei vidaus situaciją) skirto proceso pavyzdys. Kurdami (projektuodami ir diegdami) S&OP savo įmonėje, būkite kūrybingi- prisitaikykite procesą savo įmonės specifikai. Tobulinimui įsidiekite specialias rutinines procedūras, kurių metu periodiškai surinksite iš proceso dalyvių faktus apie tobulintinas vietas bei tobulinimo idėjas.  Nėra būtina, prieš pradedant dirbti šiame procese, iš pirmo karto labai efektyvų bei veiksmingą S&OP procesą susikurti ir įsidiegti. Svarbu kuo greičiai pradėti jį naudoti ir vėliau- nuolatos tobulinti.

Kaip sėkmingai pritaikyti 5S sistemą savo įmonėje?

By | Naujienos | No Comments

Bet kurios įmonės veikla niekada nebus perspektyvi, jei joje bus prasta darbo aplinka. Dėl nesutvarkytos darbo vietos, nesurūšiuotų įrankių, žaliavų, nestandartizuotų procedūrų, vidinės tvarkos nebuvimo įmonėje krenta produktyvumas ir stabdoma gamyba.

Kiek anksčiau supažindinome Jus su 5S diegimo galimybėmis (Skaitykite: Praktiniai sėkmingo 5S proceso žingsniai). Priminsime, kad šis metodas dar vadinamas – vizualiu valdymu, kuris yra aiškus ir vienodai suprantamas visiems darbuotojams. Pagrindinis šios sistemos tikslas – greitai aptikti proceso nuostolius ir juos pašalinti. Taip pat ši sistema padeda sumažinti gamybos ar paslaugų teikimo išlaidas gerinant kiekvienos darbo vietos produktyvumą.

Viskas atliekama žengiant 5 esminius žingsnius (5S):

  • Surūšiavimas (sort) – visi darbo vietoje esantys daiktai, dokumentai, priemonės yra surūšiuojamos į reikalingas ir nereikalingas.
  • Sutvarkymas (straighten) – darbo vieta yra sutvarkoma, pašalinamos šiukšlės ir nereikalingi daiktai.
  • Spindėjimas (shine) – darbo vieta išvaloma, kad švytėtų, blizgėtų.
  • Standartizavimas (standartise) – darbo priemonių, dokumentų laikymo vietos, švaros standartų nustatymas ir žymėjimas.
  • Savikontrolė (sustain) – sistemos ir disciplinos sukūrimas. Nustatytu laiku ir dažnumu atliekami auditai pagal vizualius standartus, kurie yra nuolat atnaujinami ir tobulinami, o aptikus neatitikimus – jie pašalinami.

Šis modelis tinka bet kokiai įmonei, turinčiai tinkamus išteklius ir  mąstyseną.

Kaip pranešti darbuotojams, kad nuo šiol bus taikoma 5S sistema?

Deja, tai panašu, kaip pasakyti vaikams, kad reikia susitvarkyti savo kambarį. Gali būti, kad jūsų darbuotojai, išgirdę, kad bus taikoma 5S sistema šios naujienos iš karto nepriims su užsidegimu. Tačiau galite šią žinią paversti malonia, jei:

  • Tinkamai paskatinsite. Yra surinkta daugybė įvairiausių faktų, įrodančių, kokia veiksminga gali būti ši sistema ir šiuos įrodymus iš pradžių gali tekti pateikti savo darbuotojams, kad jie suprastų šios sistemos naudą. Naudokite savo įmonės vidinės komunikacijos priemones, kad „parduotumėte“ 5S.
  • Stebėsite veiksmingumą. Pirmiausia paprašykite, kad kiekvienas darbuotojas pritaikytų 5S sistemą savo kabinetui. Tokiu būdu nereikės nei pateikti įrodymų ar rengti apklausų – visi jau bus susipažinę ir įsitikinę, kad ši sistema puiki.

officemess_2 office mess

Kiek laiko užtruks, kol pritaikysite 5S?

Dauguma darbuotojų pirmiausia turės išsiaiškinti, kaip suplanuoti darbo dieną, kad galėtų pilnai atlikti visas savo pareigas ir taikyti 5S. Požiūris į laiką šiuo atveju turėtų būti kiek kitoks:

  • Paverskite šį projektą ilgalaikiu. Nustatykite pradžios ir pabaigos terminus. Taikykite šį metodą taip, kad 5S visuomet būtų kiekvieno asmens dienotvarkėje, bet per daug neapsunkintų įtemptomis dienomis.
  • Praneškite iš anksto. Pasakykite darbuotojams apie šios sistemos pritaikymo planą dar prieš kelis mėnesius ir pamatysite, kad darbuotojai bus pasiruošę ir projekto vykdymas bus efektyvesnis bei greitesnis.
  • Nebrėžkite terminų – teikite veiklos gaires. Kiekvieną užduotį pateikite su rekomendacijomis, kiek turėtų trukti jos išpildymas. Tačiau per daug neanalizuokite savo darbuotojų ir pasitikėkite jais, leiskite patiems nuspręsti, kiek truks atitinkama veikla. Tai sustiprins tarpusavio ryšius ir nulems sėkmingą bendradarbiavimą ateityje.

Kaip tinkamai pritaikyti 5S sistemą?

Labai svarbu aprūpinti kiekvieną darbo vietą visais reikalingais įrankiais. Kad įsitikintumėte, jog aiškiai ir išsamiai taikote 5S sistemą galite:

  • Pateikti pradinį rinkinį. Patartina užtikrinti, kad visi darbuotojai turėtų reikalingus įrankius, pvz.: paryškinamuosius markerius, ženklinimo juosteles, klijuojamus lapelius ir pan. Tai padeda atsirinkti svarbiausius dalykus ir sparčiai judėti pirmyn.
  • Suteikite formalų palaikymą. Turėkite atsakingą asmenį už veiklos paskirstymą ir nuostolių šalinimą. Yra naudinga sukurti specialią web-formą, kurioje visi dalintųsi nepageidaujama informacija apie įmonės veiklą ir apibrėžtų tai, kas turėtų būti pašalinta. Taip pat pateikite organizacijų kontaktinę informaciją, kurios galėtų pasiimti nereikalingas, nuostolingas medžiagas.
  • Atlikite standartizacijos sprendimus. Neapkraukite darbuotojų veiklomis, kuriose jie nėra ekspertai. Neprašykite visų įmonės darbuotojų kurti logotipo, kad galėtumėte išsirinkti geriausią – palikite tai dizaineriams. Tokiu būdu įmonės veikla bus konkreti ir profesionali bei visi darbai vyks kur kas greičiau.

Kaip dar palengvinti 5S procesą?

Veiksmingos taktikos būdai:

  • Dalijimas ir valdymas. Užuot pritaikę 5S programą vienam skyriui ar komandai – geriau padalykite įmonę į atitinkamas grupes ir paskirkite kiekvienos grupės Dar geriau – leiskite kiekvienai grupei pačiai pasirinkti komandos narius, su kuriais nori dirbti ir pasiskirstyti darbus skaidant juos į dar smulkesnius veiklos žingsnius.
  • Veiklos diagramos. Skatinkite komandas kurti diagramas, kurios atskleis kiekvienos komandos veiklos modelius, aktyvumą bei tai, kas nėra veiksminga ir ko vertėtų atsikratyti.
  • Patogus valymas. Pasistenkite, kad priėjimas prie valymo įrenginių būtų patogus kiekvienam ir nebūtų per toli.

Ar būtina kiekvienai operacijai iš karto perimti visus 5S žingsnius?

Nebent jūsų organizacija turi neribotas lėšas, tai gali būti viena iš sunkiausių pilkųjų zonų su kuriomis jūs susidursite. Viskas priklauso nuo to, kokių tikslų siekia jūsų įmonė, kiek lėšų galite investuoti ir, kaip toli ketinate eiti.

Keli patarimai:

  • Žiūrėkite į 5S sistemą kaip į procesą, o ne rezultatą. Reta įmonė, kuri iš karto 100 % pritaiko visus 5 žingsnius. Kai kurie procesai užims daugiau laiko nei kiti ir dėl to nereikia spausti darbuotojų. Suteikite procesams pakankamai laiko ir skatinkite darbuotojus daryti tai, ką jie gali geriausiai.
  • Vystykite naujausius pasikeitimus. Vietoj to, kad kas kartą užtruktumėte perdarant kosmetinius pakeitimus, geriau palikite juos, o antrą kartą padarysite daug geriau.
  • Įtraukite tiekėjus. Nepamirškite, kad rinkoje esate ne vieni. Jei jūs užsiimate pvz., baldų prekyba, įtraukite į savo veiklą ir tiekėjus. Susitarkite, kad jie atvežtų jums vis naujesnius baldus, o gal net perdarytų ar perdažytų juos specialiai jums. Su tokiais pasiūlymais sutiks ne kiekvienas tiekėjas, tačiau pabandyti verta.

Nuspręskite, kurie žingsniai jūsų įmonei yra patys svarbiausi, nenuginčijami ir reikalaukite griežto jų laikymosi.

Įdiegę 5S sistemą galėsite pagal vizualinius indikatorius per 30 sekundžių įvertinti, kaip sekasi jūsų įmonei. Tokia sistema sukuria aplinką, kurioje darbuotojai greitai pastebi problemas ir skubiai imasi veiksmų, kad jas pašalintų dėl įmonės sėkmingos veiklos ateityje.

Autorius: Charlie Jacobs

Straipsnis originalo kalba.

Praktiniai sėkmingo 5S proceso žingsniai

By | Naujienos | No Comments

5S – daugiau negu įrankis – tai tam tikras įmonės kultūros modelis, įgalinantis nuolat gerinti darbo aplinką ir sąlygas, įtraukiant visus įmonės narius. 5S žingsniai: surūšiavimas (ang. sort), sutvarkymas (straighten), spindėjimas (shine), standartizavimas (standartise), savikontrolė (sustain). Neretai šis procesas būna vienkartinis ir toliau netęsiamas. Svarbu įsisąmoninti, kad 5S nėra tiesiog reikalingų atlikti veiksmų sąrašas, priešingai – tai kasdienė visos įmonės veiklos kultūra. Kad suprastumėte 5S efektyvumą ir pasiektumėte sėkmę – taikykite nuoseklius šio proceso praktinius žingsnius.

Planuok – Daryk – Tikrink – Veik

PDTV (ang. PDCA: plan, do, check, act) arba „Demingo ciklas” (ang. Deming cycle) yra esminis nesibaigiantis 5S proceso praktinio taikymo ciklas (žr. 1 pav.).

1 pav. „Demingo ciklas” (ang. Deming cycle)

1 žingsnis: surūšiavimas

Tai žingsnis, kuomet įmonėje viskas surūšiuojama ir atsikratoma nereikalingų priemonių.

Surūšiavimo veiksmai:

  1. Kartu su komanda apžvelkite darbo vietą ir atraskite priemones, kurios nėra būtinos darbams atlikti.
  2. Nufotografuokite darbo vietą prieš ir po surūšiavimo (jei reikia).
  3. Žymėkite reikalingas ir nereikalingas priemones skirtingomis vaizdinėmis žymėmis – pasitelkite lipnius lapelius (pvz., nereikalingi daiktai žymimi raudonu lapeliu).
  4. Susikurkite kriterijus, kaip nustatyti nereikalingas priemones ir prieš klijuojant raudoną lapelį, atsakykite į šiuos klausimus:
  • Ar priemonė reikalinga?
  • Kokiems specifiniams darbams atlikti ji naudojama?
  • Kaip dažnai ji naudojama?
  • Ar ji yra savo vietoje?
  • Kuriam asmeniui ji priklauso (arba turėtų būti priskirta)?
  1. Suraskite vietą, kur dėsite raudonai žymimas priemones.
  2. Jei greitai negalite nuspręsti, ar priemonė yra reikalinga, žymėkite ją dar kita spalva ir dėkite į kitą vietą.
  3.  Rūšiuokite priemones pagal naudojimo dažnį.
  4. Dažnai naudojamos priemonės turi būti pasiekiamos ranka. Rečiau naudojamos – toje pačioje patalpoje. Retai naudojamos – specialioje patalpoje (pagal kiekvieną įmonės skyrių).
  5. Atrinktas priemones laikykite 3-4 mėnesius – jei per tą laiką niekas jų nepanaudos – galite jomis atsikratyti.
  6. Prieš atsikratydami– pateikite jas įvertinti įmonės vadovui.
  7.  Nereikalingomis priemonėmis atsikratykite taip:
  • Perkelkite jas į kitą skyrių, kuriame jos galėtų būti naudojamos.
  • Parduokite kitoms įmonėms ar organizacijoms.
  • Tiesiog išmeskite jas (tokias priemones, kurios neturi vertės arba nebetinkamos naudoti).

2 žingsnis – sutvarkymas

Šiame žingsnyje reikalingoms priemonėms suteikiama atitinkama laikymo vieta. Jos sudedamos pagal atitinkamą tvarką, kad būtų lengvai pasiekiamos, patogiai naudojamos ir veiksmingai saugomos.

Sutvarkymo veiksmai:

  1. Nuspręskite, kur dėsite atitinkamas priemones.
  2. Nufotografuokite jas prieš ir po sutvarkymo (jei reikia).
  3. Priemonėms vietas priskirkite pagal jų atliekamas funkcijas ir sritis.
  4. Tai darykite atsižvelgdami į naudojimo dažnį – kuo dažniau priemonė naudojama – tuo arčiau dirbančiojo ji laikoma.
  5. Darbuotojai turėtų atsakyti į šiuos klausimus:
  • Kokių priemonių reikia darbui atlikti?
  • Kur dėti atitinkamas priemones?
  • Ar ši priemonė yra naudojama dažnai?
  1. Supažindinkite visus darbuotojus su priemonių laikymo vietomis.
  2. Sudarykite priemonių sąrašą ir uždėkite jį ant jų laikymo vietos (spintų, stalčių, sandėlių ir t. t.).
  3. Žymint priemonių vietas naudokite vizualines žymes: atskirkite priemonių grupes linijomis; žymėkite naudojimo sritis, dydį, saugumo priemones skirtingomis spalvomis.
  4. Pateikite tai įvertinti bei patvirtinti įmonės vadovui ir vadybininkui.

3 žingsnis – spindėjimas

Tai kasdienis procesas nuolat išvalant ir „išblizginant” darbo vietą, kad ji ne tik spindėtų, bet ir gerintų darbo aplinką bei padėtų rasti įvairius trūkumus. Tai turėtų tapti kiekvieno darbuotojo įpročiu.

Spindėjimo veiksmai:

  1. Priimkite valymą, kaip kasdieninę, būtiną veiklą: paskirkite 10-15 minučių ir išvalykite patalpas prieš darbą bei po jo.
  2. Valymas padės Jums ištirti kiekvieną vietą, pastebėti defektus.
  3. Raskite būdų, kaip išvengti darbo vietos užterštumo.
  4. Valykite ne tik patalpų vidų, bet ir išorę (koridorius, kiemą ir kt.).
  5. Raskite priemones, kurios sukelia taršą ir pažymėkite jas.
  6. Registruokite visas vietas, kurias reikėtų tvarkyti ar tobulinti (žr. 1 lentelė)
1 lentelė: Darbo vietos tvarkymo lentelės pavyzdys
Klausimai:
KUR
yra problema?
KAS              tiksliai sukelia problemą? KAS                  yra už tai atsakingas asmuo? KADA
bus priimtasproblemos sprendimas?
KAIP
bus sprendžiama problema?
Atsakymai (pateikite detalius atsakymus)
  1. Lentelė turėtų būti pildoma ar peržiūrima reguliariai. Antroji lentelė parodo, kaip derėtų tikrinti darbo priemones (žr. 2 lentelė).
2 lentelė: priemonių tikrinimo lentelės pavyzdys
Priemonės (aparato ar mašinos) Nr.: Pirm. Antr. Treč. Ketv. Penkt.
Priemonės pavadinimas: 3/11 3/12 3/13 3/14 3/15
Vieta:
Nr. Patikros Dažnis Atsakingų asmenų parašai
1 Raudonai žymimos aplinką teršiančios priemonės Kasdien
2 Pašalinami nešvarumai nuo vožtuvų Kasdien
3 Patikrinamas tepalo lygis Kiekvieną antradienį
4 Sutepamos sukamosios dalys Kiekvieną ketvirtadienį
Patvirtinta Vardenio Pavardenio Kasdien
  1. Sukurkite planą, atitinkamų veiksmų lentelę ir paskirkite atsakingus asmenis.
  2. Neskaitant kasdienių 10-15 minučių spindėjimui, vadovai turėtų skirti tam savaitines ir mėnesines „spindėjimo“ aptarimo dienas.

4 žingsnis: standartizavimas

Standartizavimas yra susijęs su vizualiomis valdymo ir koordinavimo priemonėmis, kad darbo vieta būtų organizuota, tvarkinga ir švari. Pirmieji 3 žingsniai yra atliekami laikantis nuostatų ir tvarkos. Standartizavimas padeda paversti 5S sistemą natūraliu, įprastu elgesiu.

Standartizavimo veiksmai:

  1. Patikrinkite, ar pirmieji 3S yra tinkamai įgyvendinami.
  2. Paruoškite visos komandos veiklos sąrašą / dokumentai turėtų būti rodomi viešai ant 5S lentos.
  3. Sukurkite rutiną reguliariam, sistemiškam pirmų 3S žingsnių vykdymui.
  4. Nustatykite procedūras ir formas reguliariam pirmųjų 3S būsenų
  5. Standartizuokite visus pirmųjų 3S žingsnių veiksmus (pvz., raudonų lapelių klijavimas ant nereikalingų priemonių).
  6. Sudarykite komandas ir jų dienotvarkę darbo vietos valymui ar tvarkymui – geriausia surinkti asmenis iš skirtingos veiklos komandų.
  7. Sukurkite konkurenciją tarp darbuotojų – tai veiksminga priemonė palaikyti ir stiprinti susidomėjimą 5S.
  8. Nuolat tikrinkite /vykdykite auditą ir vertinkite komandas (įskaitant ir vadovybę).
  9. Nekritikuokite – geriau pagirkite išskirdami tai, ką darbuotojai atliko geriausiai.

5 žingsnis: savikontrolė

Savikontrolė apima mokymąsi ir discipliną, užtikrinančią, kad visi darbuotojai laikosi 5S principo. Tai būsena, kai visi darbuotojai betarpiškai ir noriai laikosi 5S sistemos ir ji tampa tarsi gyvenimo būdu ir įmonės darbo kultūra.

Savikontrolės veiksmai:

  1. Pirmiausia, būtina patikrinti, ar pirmi 4S yra tinkamai gyvendinami.
  2. Darbuotojai 5S sistemą turi laikyti kasdiene savo darbo dalimi.
  3. Atsidavimas, įsipareigojimas ir nuoširdumas – būtini kasdien gyvendinant 5S.
  4. Vyresnioji vadovybė turėtų inicijuoti 5S įgyvendinimo šventę ir aktyviai dalyvauti inicijuojant bei vykdant šį procesą.
  5. Vadovybė turėtų periodiškai organizuoti 5S statuso apžvalgą.
  6. Vadovybė turi atlikti 5S veiklos rezultatų analizę ir dokumentaciją, padedant išvengti defektų ir eliminuojant visas darbo vietoje pasitaikančias problemas, keliant darbuotojų bei įmonės pasitikėjimą savimi.

Įgyvendintas 5S procesas gerina įmonės veiklą, padeda išvengti klaidų ir nuostolių, sukuria teigiamus klientų įspūdžius ir padidinti efektyvumą bei išlaiko vienodą veiklos struktūrą. Taikant 5S sistemą darbuotojai ne tik geriau jausis savo darbo vietoje, bet ir pakils jų pačių darbo kokybė bei padidės produktyvumas. 5S sumažina įmonės kaštus, užtikrina užsakymų įvykdymą nustatytu laiku bei padidina saugumą darbo vietoje. Tam, kad 5S sistema būtų tikslinga ir efektyvi – svarbiausia, kad kiekvienas darbuotojas suprastų ir įsisavintų kiekvienos „S“ reikšmę ir naudą bei natūraliai taikytų ją kasdienėje darbo praktikoje.

Žiūrėkite video:

Autorius: Pradeep Mahalik.

Straipsnis originalo kalba.